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Você costuma mandar e-mails para amigos ou parentes por meio de sua conta do trabalho? Se sim, fique esperto! O e-mail corporativo é propriedade da empresa e pode ser monitorado de acordo com a política do empregador. Essa foi a defesa aceita pela Justiça no caso da HSBC Seguros S.A., quando a mesma foi processada por um ex-funcionário, demitido por justa causa.

Em 2000, a empresa descobriu que o empregado utilizou o correio eletrônico corporativo para enviar fotos de mulheres nuas a outros funcionários e amigos. Ainda que ele tenha ganhado o processo em primeira instância, a empresa recorreu e ganhou. Ficou decidido que o e-mail corporativo é cedido ao funcionário e, por isso, deve ser usado para assuntos exclusivamente profissionais e pode ser monitorado. Porém, a questão ainda é polêmica, já que, para alguns, a monitoração fere a Constituição e o direito de privacidade de cada um.

Política de Uso

É preciso esclarecer que há diferenças entre o uso do e-mail pessoal e do e-mail corporativo. O e-mail pessoal não pode ser monitorado, sendo propriedade da pessoa física. Entretanto, aquele oferecido pela empresa deve ser utilizado com propósitos profissionais, já que leva o nome do empregador.

De acordo com a advogada e autora do livro Direito Digital - 3ª Edição Patricia Peck, o primeiro passo deve ser dado pelas empresas, que precisam criar uma política interna de uso clara. "A Justiça entende que não é apenas um direito da empresa monitorar, mas sim um ônus, já que a mesma responde pela má conduta dos seus funcionários no uso das ferramentas de trabalho, inclusive as tecnológicas. Isso pode ser aplicado ao telefone, ao e-mail e ao uso da internet", explica a advogada.


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No Grupo Santander Brasil, por exemplo, uma política de uso do e-mail corporativo foi criada e devidamente passada aos funcionários. Há verificação de e-mails visando à prevenção de vazamento de informações proprietárias da empresa. "Todas as mensagens enviadas pelo e-mail corporativo são consideradas comunicação formal em nome do Banco. Assim, funcionários e colaboradores são instruídos a ponderar quanto ao conteúdo e destinatários antes do envio", diz o gerente executivo de segurança da informação do Santander Daniel Ho. O correio eletrônico da instituição para fins pessoais é permitido, na medida em que não implique em conflito de interesses com o Banco ou incorra em custos adicionais.

Cada empresa pode decidir como proceder diante de um caso de mau uso do e-mail. Patricia Peck afirma que o empregador deve institucionalizar qual será o critério para definição de infração leve, média, grave e gravíssima. Segundo a advogada, se o empregador decide por advertências ou demissões por justa causa, as ações devem ser alinhadas em um comitê multidisciplinar, que envolva TI, SI, Jurídico e RH, visto que não pode ser apenas um gestor que determine a punição, até para evitar acusação de perseguição.


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Postura entre chefes e subordinados

É comum observar chefes e subordinados discutirem situações do trabalho pelo e-mail. A atitude é a mais recomendada pelos especialistas. Quando as questões da rotina do emprego são resolvidas por escrito, aquele "papel" se torna uma prova. Assim, chefes e subordinados devem tomar cuidado com o tom usado no e-mail, pois o conteúdo pode ser configurado tanto como assédio moral ou sexual. "Por outro lado, se bem feito, é difícil a pessoa dizer que não entendeu bem o que ele disse ou que não sabia o que era para fazer, o que ficou combinado", completa. Por isso, a linguagem é parte fundamental no momento de redigir a mensagem.

Confira algumas dicas da advogada Patricia Peck sobre como utilizar uma linguagem apropriada no e-mail corporativo e não se dar mal.

O que evitar:
- Termos coloquiais. O uso de tratamento formal evita situação de subjetividade e eventuais confusões geradas devido ao uso de tratamento mais íntimo em situação de trabalho/profissional.
- Uso de expressões como "beijos" ao final.
- Tratar de assuntos pessoais de modo indiscreto.

Outras dicas:
- O tratamento mínimo deve ser senhor/senhora, e não "você", independente do cargo. Se possível, deve ser feito uso da 1ª. pessoa do plural (ex: "nós gostaríamos de saber", "vamos agendar"), visto que a comunicação é em nome da empresa.
- O correto é enviar saudações ou abraços.
- Pode-se perguntar como foi o final de semana, desejar um bom dia, manifestar condolências, mas deve-se evitar assuntos íntimos, que possam gerar algum tipo de constrangimento (ex: questões médicas ou familiares).
- Pode-se congratular a pessoa por motivo de êxito em tarefas, mas deve-se evitar elogios que possam desmerecer o trabalho e empenho de outros.